1. Grundlegendes

Veranstalter des Sagenmarkts ist Sagenhain e. V., Rundstraße 1a, 51645 Gummersbach.

Die Teilnahmebedingungen gelten für alle Marktstände, die sich über das Bewerbungsformular auf hellpeak.de/markt anmelden oder eine Teilnahmebestätigung erhalten. Sie ergänzen die individuellen Vereinbarungen (z. B. Standgröße, Gebühr, Strom, Zufahrtszeiten), die mit dem Teilnahmeangebot mitgeteilt werden. Mit der Zusage des Veranstalters kommt der Teilnahmevertrag zustande; die fristgerechte Zahlung der Teilnahmegebühr ist verpflichtend. Bei ausbleibendem Zahlungseingang ist der Veranstalter zum Rücktritt berechtigt.

2. Bewerbung und Auswahl

Bewerbungen erfolgen über das Formular auf hellpeak.de/markt. Alle Bewerbungen werden sorgfältig geprüft; ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht.

Auswahlkriterien

• stimmige inhaltliche Ausrichtung zum mittelalterlich-fantastischen Konzept
• Qualität, Handwerklichkeit oder Besonderheit der angebotenen Waren oder Darbietungen
• ausgewogene Mischung aus Handwerk, Handel, Kunst sowie Speis & Trank
• technische und räumliche Machbarkeit (z. B. Größe, Strombedarf, besondere Anforderungen)
• vollständige und aussagekräftige Bewerbung (Beschreibung, Bilder, Maße, Anforderungen)

Rückmeldung

Nach Prüfung erhält jede:r Bewerber:in eine Nachricht, ob ein Teilnahmeangebot möglich ist.
Nicht berücksichtigte Bewerbungen gelten ausschließlich für die jeweilige Ausgabe und werden nicht automatisch auf Folgejahre übertragen.

3. Standplätze und Aufbau

Die Zuweisung der Standflächen erfolgt durch die Festivalleitung.

Platzwünsche:
Können in der Bewerbung angegeben werden und werden nach Möglichkeit berücksichtigt, begründen jedoch keinen Anspruch.

Aufbau und Abbau:
Der Sagenmarkt ist von Donnerstag bis Samstag regulär geöffnet. Der Sonntag dient dem Abbau; einzelne Marktbereiche können am Sonntagvormittag noch eingeschränkt geöffnet sein.
Konkrete Zufahrts- und Entladezeiten werden spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung mitgeteilt und sind einzuhalten.

Standfläche:
Stände müssen vollständig innerhalb der zugewiesenen Fläche errichtet werden.
Wege, Rettungsgassen und Nachbarflächen dürfen nicht überbaut oder als Lager genutzt werden.

Standsicherheit:
Zelte und Konstruktionen sind standsicher, stabil und wetterfest zu errichten.
Ausreichende Sicherung gegen Wind (z. B. Erdanker, Gewichte) ist Pflicht.
Der Veranstalter kann bei sichtbaren Sicherheitsmängeln Anpassungen oder die Stilllegung des Standes verlangen.

Betrieb während der Marktzeiten:
Stände müssen während der offiziellen Marktzeiten geöffnet und besetzt sein.
Pausen sind möglich, dürfen aber nicht zu dauerhaft geschlossenen Ständen führen.
Um ein stimmiges Marktbild zu gewährleisten, sind Stände bis zum offiziellen Ende der jeweiligen Marktzeiten geöffnet zu halten. Ein vorzeitiger Abbau ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Festivalleitung möglich.
Verpackungen, Kisten und Lagerbestände sind so zu verstauen, dass sie keine Wege blockieren und das Gesamtbild nicht stören.

Ergänzung – Darstellungsgruppen / Heerlager:
Für Heerlager, größere Darstellungsgruppen oder Zeltlager können gesonderte Vereinbarungen zu Flächengröße, Übernachtung, Feuerstellen und Sicherheitsaspekten getroffen werden.

4. Strom, Wasser und Infrastruktur

Der Veranstalter stellt eine grundlegende Strom- und Wasserversorgungsinfrastruktur bereit. Der jeweilige Bedarf ist in der Bewerbung vollständig anzugeben. Die konkrete Ausgestaltung der Anschlüsse sowie Art und Umfang der Versorgung werden im Teilnahmeangebot verbindlich abgestimmt und vor Veranstaltungsbeginn festgelegt, sodass jeder Stand ordnungsgemäß betrieben werden kann. Für gastronomische Stände gelten zusätzlich die unten aufgeführten gesonderten Regelungen.

Begriffsdefinition:
Als nicht-gastronomische Stände gelten Marktstände, bei denen keine Zubereitung von Lebensmitteln erfolgt.

Stromversorgung

Gastronomie:
Die Stromversorgung erfolgt nach vorheriger technischer Abstimmung und mit verbindlicher Leistungszusage im Teilnahmeangebot.

Nicht-gastronomische Stände:
Zuteilung von Anschlüssen nach technischer Machbarkeit; ein Anspruch auf bestimmte Anschlussarten besteht nicht.
Elektrische Geräte müssen sicher, funktionsfähig und für den Außenbetrieb geeignet sein.
Überlastungen der Leitungen sind zu vermeiden; der Veranstalter kann Geräte vom Netz trennen lassen, wenn eine Gefahr besteht.

Nachträgliche Erhöhungen des angegebenen Strombedarfs können nur nach technischer Verfügbarkeit berücksichtigt werden und begründen keinen Anspruch auf zusätzliche Versorgung.

Eigene Aggregate:
Der Einsatz eigener Stromaggregate ist nur nach vorheriger Genehmigung und unter Einhaltung der Lärm- und Sicherheitsvorgaben zulässig.

Kabel und Verteiler

Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen und Verteiler sind von den Ausstellenden selbst mitzubringen.
Kabel sind so zu verlegen, dass keine Stolperstellen entstehen (z. B. entlang von Standkanten oder über Kabelbrücken).

Wasser und Abwasser

Gastronomie:
Die Wasser- und Abwasserlösung wird vorab abgestimmt und im Teilnahmeangebot verbindlich festgelegt.
Gastronomische Stände dürfen nur betrieben werden, wenn Frischwasser dauerhaft direkt am Stand verfügbar ist und eine sichere Abwasserentsorgung vorgesehen ist.
Die vereinbarte Lösung umfasst Frischwasser- und Abwasserentsorgung und ist verbindliche Grundlage der Teilnahme.
Gastronomische Ausstellende sind für die Einhaltung aller lebensmittelrechtlichen und hygienischen Vorschriften eigenverantwortlich.
Erforderliche Nachweise (z. B. Belehrung nach IfSG § 43) sind während der Veranstaltung mitzuführen und auf Anfrage vorzuzeigen.

Nicht-gastronomische Stände:
Für Stände ohne Lebensmittelzubereitung stehen zentrale Wasserentnahmestellen zur Verfügung.
Abwasser darf unter keinen Umständen in Boden, Gräben oder andere unzulässige Bereiche eingeleitet werden.
Die Abwasserentsorgung erfolgt ausschließlich gemäß der im Teilnahmeangebot festgelegten Lösung.

5. Sicherheit, Ordnung und Sauberkeit

Die Sicherheit der Besucher:innen sowie ein ordentlicher Gesamteindruck des Marktes sind wesentliche Ziele der Veranstaltung.

Sauberkeit:
Der eigene Standbereich ist laufend sauber zu halten.
Müll ist getrennt zu sammeln und in die bereitgestellten Behälter zu entsorgen.
Der Standplatz ist beim Abbau vollständig zu räumen und in ordentlichem Zustand zu hinterlassen.

Rettungswege und Anweisungen:
Rettungswege, Zufahrten und Einsatzflächen müssen jederzeit freigehalten werden.
Anweisungen von Orga, Security und Einsatzkräften sind unverzüglich zu befolgen.

Lärm und Beschallung:
Eigene Beschallung ist nur in moderater Lautstärke zulässig.
Verstärkte Musik, Vorführungen oder besondere Aktionen sind vorab mit der Festivalleitung abzustimmen.
Nachtzeiten und Ruhephasen sind einzuhalten. Laute Aktivitäten außerhalb der offiziellen Marktzeiten bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Festivalleitung.

Feuer und besondere Risiken:
Offenes Feuer, Gasgeräte oder andere besondere Gefahrenquellen sind nur nach vorheriger Genehmigung erlaubt.
Alle Brandschutz- und Sicherheitsvorgaben sind strikt einzuhalten.
Das Führen oder Ausstellen von Waffenattrappen, Rüstungen oder ähnlichen Requisiten ist nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und nach vorheriger Abstimmung mit der Festivalleitung zulässig.

Fahrzeuge:
Das Befahren des Geländes ist nur in ausgewiesenen Zeitfenstern und auf vorgesehenen Wegen erlaubt.
Fahrzeuge sind nach dem Aufbau auf den vorgesehenen Parkflächen abzustellen.

Rechtliche Vorgaben:
Gesetzliche Bestimmungen, insbesondere zu Jugendschutz, Lebensmittelrecht und Ausschankregelungen, sind eigenverantwortlich einzuhalten; bei Verstößen kann der Standbetrieb untersagt werden.

6. Versicherung und Haftung

Die Teilnahme am Sagenmarkt erfolgt grundsätzlich auf eigene Gefahr.

Haftung des Veranstalters:
Der Veranstalter haftet nicht für Schäden, Verluste oder Diebstähle an/von Waren, Ausrüstungen oder persönlichen Gegenständen.
Eine Haftung besteht nur bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Veranstalters oder seiner Beauftragten.

Bewachung und Gelände:
Das Gelände wird nach Möglichkeit gesichert und nachts bewacht.
Eine vollständige Abschirmung gegenüber Dritten kann aufgrund der Lage nicht garantiert werden.
Keine Haftung für Diebstähle oder Beschädigungen durch unbekannte Dritte.

Pflichten der Ausstellenden:
Stände sind verkehrssicher zu errichten und zu betreiben.
Feuerstellen, Gasgeräte und besondere Installationen dürfen nur nach Genehmigung betrieben werden.

Haftpflichtversicherung:
Eine gültige Haftpflichtversicherung ist von den Ausstellenden vorzuhalten und auf Anfrage des Veranstalters nachzuweisen.

Helfer:innen des Veranstalters:
Offizielle Helfer:innen des Veranstalters sind im Rahmen der Veranstalter-Haftpflicht und bei Ehrenamtlichen zusätzlich über die Landesversicherung NRW abgesichert.

7. Gebühren und Vertragsabschluss

Gebühren und Vertragsabwicklung werden transparent geregelt.

Teilnahmeangebot:
Bei positiver Auswahl erhält jede:r Bewerber:in ein Teilnahmeangebot mit Angaben zu Standgröße, Gebühr und eventuellen Zusatzleistungen.
Das Angebot ist unverbindlich, bis es durch die Ausstellenden innerhalb der genannten Frist schriftlich oder per E-Mail bestätigt wird.

Vertragsschluss und Zahlung:
Der Teilnahmevertrag kommt mit beidseitiger Bestätigung bzw. Unterzeichnung zustande.
Die Teilnahmegebühr ist innerhalb der im Angebot genannten Frist zu entrichten.
Erfolgt innerhalb dieser Frist kein vollständiger Zahlungseingang, ist der Veranstalter berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und den Standplatz anderweitig zu vergeben.

Absagen bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn:
Absagen sollen schriftlich erfolgen.
Der Veranstalter bemüht sich, den freigewordenen Standplatz neu zu vergeben.
Gelingt dies, werden bereits gezahlte Gebühren so weit wie möglich erstattet, abzüglich nicht rückerstattbarer Kosten.

Absagen innerhalb von 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn:
Wird eine Ersatzbesetzung gefunden, werden 50 % der Teilnahmegebühr erstattet.
Wird kein Ersatz gefunden, besteht kein Anspruch auf Rückerstattung, da in diesem Zeitraum bereits wesentliche Aufwendungen entstanden sind.

Nichterscheinen:
Bei Nichterscheinen ohne vorherige Absage besteht kein Anspruch auf Rückerstattung, unabhängig vom Zeitpunkt.

Absage oder Verschiebung durch den Veranstalter:
Muss das Festival aufgrund höherer Gewalt, behördlicher Anordnungen oder aus Sicherheitsgründen abgesagt oder verschoben werden,
werden bereits geleistete Gebühren grundsätzlich erstattet, soweit dem Veranstalter nachweislich keine unvermeidbaren und nicht erstattbaren Kosten entstanden sind, solche Fälle werden transparent und nachvollziehbar kommuniziert.

8. Absagen und Änderungen

Der Veranstalter behält sich organisatorische Anpassungen vor, soweit sie für eine sichere und geordnete Durchführung erforderlich sind.

Programm- und Flächenanpassungen:
Programmteile, Zeiten und Flächenzuweisungen können angepasst werden, wenn dies aus organisatorischen Gründen, Sicherheitsgründen oder aufgrund behördlicher Auflagen notwendig ist.
Solche Änderungen berechtigen nicht zum Rücktritt vom Teilnahmevertrag.

Festivalabsage oder -verschiebung:
Muss das Festival aufgrund höherer Gewalt, behördlicher Anordnungen oder aus Sicherheitsgründen insgesamt abgesagt oder verschoben werden, gelten die Regelungen zur Erstattung der Teilnahmegebühren gemäß Punkt 7; darüberhinausgehende Ansprüche bestehen nicht.

9. Darstellung und Atmosphäre

Der Sagenmarkt ist Teil des atmosphärischen Gesamtbildes von Hellpeak und soll die mittelalterlich-fantastische Welt des Festivals unterstützen.

Erscheinungsbild:
Ein stimmiges, thematisch passendes Erscheinungsbild von Stand, Ausstattung und Präsentation ist erwünscht.

Moderne Elemente:
Auffällig moderne Werbematerialien, grelle Beschilderungen, Plastikdeko oder themenfremde Auslagen sollten vermieden werden.

Werbung:
Werbung für Dritte ist nur nach vorheriger Genehmigung des Veranstalters zulässig.
Thematisch passende Eigenwerbung ist erlaubt, solange sie das Gesamtbild nicht stört.

Anpassungen:
Die Festivalleitung kann im Einzelfall Anpassungen am Erscheinungsbild empfehlen.

Unzulässige Inhalte (Ergänzung):
Der Verkauf oder die Ausstellung von Waren mit strafbarem, extremistischem, diskriminierendem, pornografischem oder offensichtlich jugendgefährdendem Inhalt ist untersagt. Der Veranstalter behält sich ausdrücklich das Recht vor, entsprechende Marktstände jederzeit und ohne Anspruch auf Rückerstattung von der Veranstaltung auszuschließen. Zuwiderhandlungen sowie alle Inhalte, die gegen geltendes Recht verstoßen, werden zur Anzeige gebracht und den zuständigen Behörden gemeldet.

10. Datenschutz

Der Schutz personenbezogener Daten der Ausstellenden ist dem Veranstalter wichtig.

Zweck der Datenverarbeitung:
Personenbezogene Daten aus der Bewerbung werden ausschließlich zur Bearbeitung und Organisation der Marktbewerbung genutzt.

Keine Weitergabe:
Eine Weitergabe an Dritte, eine Nutzung zu Werbezwecken oder eine Speicherung über den hierfür notwendigen Zeitraum hinaus findet nicht statt.

Speicherdauer:
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für Prüfung, Kommunikation und Durchführung des Marktes erforderlich ist.

Foto- und Videoaufnahmen (Ergänzung):
Während der Veranstaltung können Foto- und Videoaufnahmen erstellt werden, auf denen auch Stände, Darstellende oder Besucher zu sehen sein können. Diese Aufnahmen dürfen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, Berichterstattung und Dokumentation des Festivals (z. B. Website, Social Media, Printmedien) verwendet werden.

Der Veranstalter achtet bei der Auswahl der Aufnahmen darauf, dass keine Personen oder Stände in unangemessener, entwürdigender oder offensichtlich nachteiliger Weise dargestellt werden. Entsprechende Inhalte werden vor einer Veröffentlichung sorgfältig geprüft und gegebenenfalls aussortiert.

Sollte eine abgebildete Person oder ein betroffener Stand Einwände gegen die Verwendung einer Aufnahme haben, kann jederzeit Kontakt mit dem Veranstalter aufgenommen werden. Der Veranstalter wird das Anliegen zeitnah prüfen und – soweit berechtigt und möglich – die betreffende Aufnahme entfernen oder anpassen.

11. Schlussbestimmungen

Mit Abgabe der Bewerbung erkennen die Ausstellenden diese Teilnahmebedingungen an.
Änderungen oder Ergänzungen der Bedingungen werden auf hellpeak.de veröffentlicht.
Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand ist Gummersbach, soweit gesetzlich zulässig.

Kontakt
Sagenhain e. V., Rundstraße 1a, 51645 Gummersbach
info@sagenhain.de · hellpeak.de
Letzte Aktualisierung: Februar 2026